0 (212) 916 38 38

Tek personel kartı, bütün özlük dosyası.

Ad-soyad ve doğum tarihiyle başlar; sicil, SGK, NVI nüfus alanları, sözleşme, maliyet merkezi, ISCO-08 ve ~50 opsiyonel alan aynı kayda yazılır. Belgeler, organizasyon, aile, zimmet ve self-servis portal hepsi tek kişiye bağlı — Türk mevzuatına gömülü.

Zorunlu çekirdek3 alan
Opsiyonel özlük alanı~50
TC doğrulamaNVI Mod-11
MevzuatKVKK · 5510 · 6458 · 6331
Folkena yönetim paneli — özlük ve organizasyon
Yönetim paneli · tek personel kartı, tüm modüller
01 Personel kartı 02 KVKK maskeleme 03 Özlük belgeleri 04 Son-kullanma takibi 05 Organizasyon 06 Alt-tablolar 07 Doğum günü & kıdem 08 Belge talebi & servisler 09 Self-servis portal
01

Personel kartı

Çalışan ile özlük detayı tek atomik işlemde yaratılır. Zorunlu olan yalnızca ad, soyad ve doğum tarihi; geri kalan ~50 alan istediğiniz zaman detay sayfasından doldurulur.

Zorunlu çekirdekad · soyad · doğum tarihi
Kimlik & sicilsicil no · TC · SGK no
Demografikcinsiyet · medeni hal · kan grubu
Eğitim & askerlikeğitim seviyesi · askerlik durumu
Sözleşme tipiSÜRESİZ · SÜRELİ · YARI ZAMANLI · STAJYER
Çalışma yeriOFFICE · REMOTE · HYBRID · FIELD
Haftalık çalışma günü1 – 6
Maliyet merkeziFK bağı
ISCO-08 meslek kodu4 hane (zorunlu format)
Engellilik derecesi1 / 2 / 3 → bordroya
  • Atomik kayıt — Çalışan ve özlük detayı tek transaction'da yazılır; en az bir detay alanı varsa detay kaydı, acil kontak için iskelet otomatik açılır.
  • TC Kimlik No — NVI Mod-11 — girildiğinde 11 hane + algoritmik kontrol yapılır; geçersiz TC, SGK e-Bildirge'de ret ve GVK matrah hatası demektir.KVKK m.4
  • Doğum tarihi zorunlu — 18 yaş altı çalıştırma yasağı ve SGK emeklilik/prim hesabı için tarih atlanamaz.4857 m.71 · 5510
  • ISCO-08 meslek kodu — pozisyona varsayılan, kişiye özel; SGK e-Bildirge bildirimi için 4 haneli format zorunludur.SGK e-Bildirge
  • NVI nüfus alanları — anne adı, baba adı, doğum yeri, nüfus il/ilçe/köy, cilt no, aile sıra no, sıra no; resmi belgeler için nüfus cüzdanı tam karşılığı.
  • GVK m.31 matrah devri — yıl içinde işveren değiştiyse önceki işverenden devralınan kümülatif gelir vergisi matrahı ve yılı kaydedilir; dilim atlama hatası önlenir.GVK m.31
  • IBAN → banka otomatik tespiti — IBAN girildiğinde banka adı koddan otomatik belirlenir.
  • Yönetici hiyerarşisi + döngü engeli — yönetici aynı kiracıdan seçilir; bir personel kendi astının altına atanamaz, döngüsel atama reddedilir.
  • Soft-delete — silinen personel pasif (isActive=false) + deletedAt ile işaretlenir, fiziksel olarak korunur; arama ve filtre (departman, pozisyon, durum, sözleşme tipi) listeyi daraltır.
  • Personele login hesabı — tek tıkla EMPLOYEE rolünde, rastgele parolalı hesap açılır; izin yalnız hr:self (kendi self-servis verileri).
Açtın, dolu gelmek zorunda değil

Hızlı işe alımda yalnız ad-soyad-doğum tarihi girersiniz; kişi sisteme girer, özlük detayları sonradan tamamlanır. Kimlik ve mali alanlar boş kalabilir ama girildiğinde mevzuata uygunlukları doğrulanır — yanlış veriyle ilerlemezsiniz.

02

KVKK alan maskeleme

Aynı personel kartına bakan iki kişi aynı veriyi görmez. Hassas alanlar kullanıcının yetkisine göre kayıt seviyesinde maskelenir — yetkisiz kullanıcıya hiç gönderilmez.

Maskelenen alanlar

Maaş · IBAN · TC

Maaş, IBAN, TC kimlik ve SGK no rol bazlı gizlenir; yetkisi olmayan kullanıcıya bu alanlar null döner.

  • Tekil kayıt ve liste yanıtlarında uygulanır
  • Bordro kalemlerinde net/brüt/IBAN maskesiKVKK
Kapsam

Liste + detay

Maskeleme hem personel listesi hem tekil personel detayında çalışır; izinli alanlar kullanıcının yetkisine göre belirlenir.

  • Personel kaynağı için hassas alan seti
  • Bordro kalemi için ayrı set
Neden

Hesap verebilirlik

İK ekibinden olmayan bir yöneticinin, astının maaşını veya IBAN'ını görmesi engellenir; veri minimizasyonu varsayılan davranıştır.

  • Görmesi gerekmeyen veriye erişim yok
  • İzinli alan ≠ tüm alanKVKK m.4
03

Özlük belgeleri

Her belge personel detayına bağlanır, tipiyle saklanır ve her erişim denetim izine yazılır. Özel kategori belgeler otomatik damgalanır.

  • Belge tipleri — fotoğraf, kimlik, diploma, sözleşme, özgeçmiş (CV), sağlık raporu ve diğer; her belge için ad, URL, MIME tipi, boyut, son-kullanma tarihi ve not tutulur.
  • KVKK özel kategori damgası — sağlık raporu ve kimlik belgesi yüklendiğinde isSpecialCategory otomatik işaretlenir; özel nitelikli kişisel veri ayrı korunur.KVKK m.6
  • Tam denetim izi — belge görüntüleme, ekleme, güncelleme ve silmenin her biri kullanıcı, kayıt ve IP adresi ile AuditLog'a yazılır.KVKK m.12
  • Soft-delete — silinen belge fiziksel olarak korunur (deletedAt), sorgulardan düşer; KVKK silme talebi ile yasal saklama dengesi gözetilir.
  • Erişim kapısı — özlük belgeleri yüksek hassasiyetli; her erişim hr:read / hr:write izni ve kiracı sahiplik doğrulaması ister, "herhangi giriş yapmış kullanıcı" açığı kapatılmıştır.
  • Merkezi DMS'e migrasyon — özlük belgeleri merkezi Doküman Yönetim Sistemi'ne önizleme → uygula adımıyla taşınabilir ve geri alınabilir (rollback) — yalnız yönetici yetkisiyle.
04

Belge son-kullanma takibi

Sürücü belgesi, ikamet izni ve pasaport tarihleri tek panelde toplanır; süresi dolan yabancı çalışan ikamet izni idari para cezası riskidir.

İzlenen belgeler

3 resmi tarih

Sürücü belgesi, ikamet izni ve pasaport süreleri özlük detayından okunur, dolacak veya dolmuş olanlar listelenir.

  • Yabancı çalışan ikamet izni riski6458 m.99
  • Salt-okuma — şema göçü yok
Durum & eşik

OK · WARNING · EXPIRED

Ayarlanabilir warningDays eşiğine (1–180 gün) göre kalan gün hesaplanır ve her belge bir duruma düşer.

  • Kalan gün < 0 → EXPIRED
  • Eşik içinde → WARNING, dışında → OK
Çıktı

Panel + CSV

Liste kalan güne göre sıralanır, özet sayaç döner; yenileme planlaması için CSV dışa aktarılır.

  • Sicil no, ad, belge, tarih, kalan gün
  • Sertifika son-kullanma ayrı kanal
05

Organizasyon

Departman ağacı, pozisyon doluluğu ve org şeması; master verisi otomatik normalize edilir, boş tenant yaygın pozisyonlarla başlar.

  • Departman ağacı — departmanlar parentId ile hiyerarşik bağlanır; üst/alt departman, departman müdürü ve kod-ad alanları tutulur.
  • Pozisyon & doluluk — her pozisyon bir departmana bağlı, ISCO-08 koduyla; doluluk (dolu / toplam / boş) çalışan sayısından hesaplanır.
  • Org şeması — yönetici hiyerarşisinden özyinelemeli organizasyon şeması çıkarılır.
  • Master verisi normalizasyonu — departman/pozisyon adları Türkçe Title Case'e çevrilir; kod alanı ASCII'ye dönüştürülür, boşluklar alt çizgi olur, sadece A-Z 0-9 _ - kalır.
  • Varsayılan 12 pozisyon — boş bir tenant için yaygın 12 pozisyon (Genel Müdür, İK, Muhasebe Uzmanı…) ISCO-08 koduyla idempotent biçimde seed edilir; var olanlar tekrar eklenmez.
06

Alt-tablolar

Personel kartını genişleten yedi alt-kayıt; hepsi personel detayına bağlanır ve her işlemde kiracı sahipliği doğrulanır — başka kiracının kaydına erişilmez.

Adres

İkamet · İletişim · Doğum

Tip (RESIDENCE / CONTACT / BIRTH), ülke, il, ilçe, mahalle, açık adres, posta kodu.

  • Tip başına tek birincil adres
  • Yeni birincil eskisini düşürür
Aile / Bakmakla yükümlü

AGİ & SGK için

Eş, çocuk, ebeveyn, kardeş; TC, doğum tarihi, cinsiyet, bakmakla yükümlülük.

  • Aile TC'sinde de NVI Mod-11KVKK m.4
  • AGİ ve e-Bildirge bağı
Eğitim

İlkokul → Doktora

Seviye, okul, bölüm, mezuniyet ve GPA; sertifika/diploma URL'i.

  • 7 seviyeli eğitim kademesi
  • Belge bağı
Sertifika

Son-kullanma kanalı

Ad, veren kurum, son-kullanma tarihi, belge URL'i; süresi dolanlar ayrı listelenir.

  • Yaklaşan son-kullanma sorgusu
  • Yenileme planlaması
Yabancı dil

A1 – C2 / NATIVE

Dil, seviye (A1, A2, B1, B2, C1, C2, NATIVE), sertifikalı mı, sertifika adı.

  • Yetkinlik haritası girdisi
Zimmet / Demirbaş

Laptop · Telefon · Araç

Tür (LAPTOP / PHONE / CAR / KEY / CARD), ad, seri no, atama ve iade tarihi.

  • Zimmet ve iade izlemesi
  • Personel detayına bağlı
Acil durum kişileri

En fazla 10 kişi

Ad, yakınlık (anne/baba/eş/kardeş…), telefon, e-posta, adres, birincil işareti.

  • Tekil kontak geriye dönük korunur
  • İSG acil durum planı6331 İSG
07

Doğum günü & kıdem yıldönümü

Çalışan bağlılığı için klasik İK pratiği: yaklaşan doğum günleri ve kıdem yıldönümleri tek panelde — kutlama mesajı veya küçük bir organizasyon için liste.

  • Yaklaşan doğum günleri — pencere içinde (1–90 gün) doğum günü olanlar, dolacak yaşıyla ve kalan günle birlikte listelenir.
  • Kıdem yıldönümleri — aynı pencerede işe giriş yıldönümü olanlar, kaçıncı yıl olduğuyla gösterilir.
  • Sıralama — her iki liste kalan güne göre sıralanır; yönetici en yakın olanı en üstte görür.
  • CSV dışa aktarım — motivasyon planlaması için tür, tarih, kalan gün ve yıl/yaş kırılımıyla CSV indirilir.
08

Belge talebi & resmi servisler

Çalışma ve gelir belgesi PDF olarak üretilir, durum makinesinden geçer; TC online doğrulama ve KEP yapılandırması resmi entegrasyon katmanını kurar.

Belge talebi

PDF + durum makinesi

Çalışma belgesi ve gelir belgesi PDF üretilir, Azure Blob'a yüklenir; gelir belgesi son 3 bordro kaleminden beslenir.

  • BEKLİYOR → İŞLENİYOR → HAZIR
  • → TESLİM / REDDEDİLDİ
  • E-imza / ıslak / manuel imza yöntemi
NVI TC doğrulama

Mod-11 + KPS SOAP

Önce offline mod-11 algoritması, sonra NVI KPS Public servisine SOAP isteği (TC + ad + soyad + doğum yılı).

  • Türkçe locale uppercase dönüşümü
  • Kullanıcı başına 10/dk rate-limit
  • Maskeli TC ile AuditLogKVKK m.5/2
KEP yapılandırması

PTT · TNB · TÜRKKEP

KEP sağlayıcı, gönderen adresi, kullanıcı ve parola tenant ayarında tutulur; bağlantı testi sağlayıcının sunucusuna TLS ping atar.

  • Parola at-rest AES-256-GCM şifreli
  • Sağlayıcı IMAPS host:port testi
  • Test/sandbox modu
Dürüst sınır

KEP gerçek gönderim/alım entegrasyonu şu an yol haritasındadır — bugün yapılandırma kaydı ve sunucuya TLS bağlantı testi tam çalışır, fiili KEP iletisi gönderimi (PTT/TNB API) sonraki adımdır. NVI online doğrulama KPS Real abonelik anlaşması gerektirir; servis anonim erişime kapalı olduğunda sistem bunu açıkça bildirir. Offline Mod-11 algoritma kontrolü her zaman çalışır.

09

Çalışan self-servis portal

Çalışan, e-postasına gelen magic-link ile giriş yapar; bordrosunu, iznini, avansını ve belgelerini kendisi görür, kişisel bilgilerini sınırlı bir whitelist içinde günceller.

  • Giriş — magic-link + JWT — İK çalışanın e-postasına giriş bağlantısı gönderir; bağlantı 15 dakika geçerli, tüketildiğinde JWT oturum (1 saat) döner. Kimlik daima JWT'den okunur, body'deki kimlik alanları yoksayılır.
  • Kendi bordrosu — geçmiş ücret bordroları yıl ve sayfayla listelenir, tekil bordro indirilir.
  • İzin & avans — çalışan kendi izin ve maaş avansı taleplerini portaldan oluşturur ve durumunu izler.
  • Belge talebi — çalışma/gelir belgesi gibi resmi belgeleri portaldan talep eder.
  • Kişisel bilgi güncelleme — whitelist — yalnız e-posta, telefon, acil durum kontağı, kan grubu, medeni hal ve adres güncellenebilir.KVKK m.11/d
  • Değiştirilemeyen alanlar — TC kimlik, IBAN, maaş, SGK no ve sözleşme tipi bu yoldan değiştirilemez; resmi/mali alanlar yalnız İK detay düzenleme akışından, denetim ve onay zinciriyle değişir.

Özlük dosyasını bir kişide toplayalım.

Demoda kendi ekibinizden bir personel kartı açalım — kimlik doğrulaması, belgeler, organizasyon ve self-servis portalı kendi gözünüzle görün.